Oft erlebe ich, dass Mitarbeiter in Großunternehmen ein relativ banal klingendes Daten-Problem haben, für das sie eine Lösung suchen - aber wenig Hilfe bei der IT finden.

Ein Beispiel: Ein sehr großer internationaler Konsumgüterhersteller kauft Verpackungsmateralien zentral für ganz Europa und für 2 Jahre ein (um gute Einkaufskonditionen zu erhalten). Es müssen ca. 50.000 Materalien (Folien unterschiedlicher Stärke, unterschiedlicher Größe mit unterschiedlichen Aufdrucken) bestellt werden. Dazu bittet man weltweit ca. 200 Anbieter um Preisangebote und trifft dann eine Auswahl und eine Kaufentscheidung. Klingt ganz einfach? Nun hat die Einkaufabteilung so wenig Datenbank-Spezialisten und hat nur eine Idee: 200 Excel-Dateien verschicken und die Rückläufe manuell zu analysieren. Da Excel nur 65000 Zeilen zulässt, war die Analyse vor 2 Jahren ein 3-wöchiger Prozeß für ein Team von 8 Leuten (die primär Daten per copy/paste in neue Spreadsheets kopiert haben).

Das muß doch besser gehen? Die eigene IT schlägt ein Einkaufsportal vor: Webbasiert mit einer Oracle-Datenbank. Sicher eine hochprofessionelle Lösung, aber viel zu teuer für eine Einmalaktion (und niemand will sich heute darauf festlegen, wie die nächste Einkaufsrunde in 2 Jahren durchgeführt wird) und unmöglich in kurzer Zeit umsetzbar. Office-Produkte (Excel und Access) werden von der IT nicht unterstützt und als unprofessionell abgetan - dabei könnte man durch Progarmmierung einer Einleseroutine für die Excel-Files und Erstellung einiger Access-Analysen (in Verbindung mit eine MIni-Schulung in Access) enormen Nutzen stiften.

Warum verpasst die “IT” solche Chancen? Ich glaube, es gibt 2 Klassen von “IT-Aufgaben” in Unternehmen. Eine ist das Erstellen, Warten und Betreiben von unternehmenskritischen EDV-Anwendungen (SAP, Flugbuchungssysteme für Airlines, Steuerungsprogramme für Produktionsroboter, …) die praktisch immer verfügbar sein müssen. Für diese Programme sind detaillierte Konzeption, Dokumentation, Grob- und Feinplanung, ausführliche Testphasen, … unerlässlich.

Gleichzeitig gibt es eine Vielzahl von Anwenderproblemen, die Ad-Hoc gelöst werden müssen und nur wenig mehr IT-Know-How benötigen, als der Benutzer hat (Man denke an ein kleines Excel-Makro, das automatisch Daten aus zwei verschiedenen Quellen abgleicht) aber enormes Potential hat (ein halber Tag Programmierung spart jede Woche 8 Stunden manueller Arbeit). Wenn nicht zufällig jemand in der jeweilgen Abteilung “IT-affin” genug ist und sich selbst Wissen angeeignet hat (was aber mangels Ausbildung und Erfahrung oft nur zu einer besseren aber nicht guten Lösung führt), gibt es keinen Ansprechpartner in Unternehmen.

Vielleicht ist es gewollt, dass “die IT” das zu ihren Aufgaben zählt - da das aber nicht klar kommuniziert ist (Was ist Aufgabe der “IT”?), erwarten die Benutzer Unterstützung für Ihre Probleme - und werden frustriert. Vielleicht fehlt in einem Unternehmen einfach nur eine 2.Abteilung “User-Problem solving”, die - unabhängig von IT-Strategie - die drängenden Nöte der Benutzer aufgreift und pragamatisch adressiert?

E2E

Auch, wenn ich riskiere, verbal gekreuzigt zu werden: ich bin vorgestern von Köln nach München gefahren. Alleine in einem Mietwagen - aus reiner Bequemlichkeit, denn ich war in Köln nicht am Bahnhof; ich musste in Ludwigshafen einen Kunden besuchen und habe am Weg nach München einen Abstecher gemacht nach Geislingen, um auch dort einen Kundenkontakt zu besuchen. Während all der Besuche konnte ich mein Gepäck im Auto lassen, ich musste nicht vom Bahnhof in Taxis steigen, brauchte mich nicht nach Fahrplänen richten und hatte ein gut klimatisiertes Auto.

Diesen Luxus wollte ich mir leisten! Was mich absolut schockiert hat: Es ist kein Luxus! Der Mietwagen kostete mich 39 €; ich habe für eine Gesamtfahrstrecke von 680 km Diesel für 72 € getankt. Die Zugfahrt 2. Klasse im ICE hätte mich anscheinend laut www.bahn.de einfach 122 € gekostet.

Kann es wirklich sein, dass eine Person mit einem gemieteten Wagen billiger von Köln nach München fährt als die Bahn? Mich wundert nicht, wenn Leute vom Zug ins Auto und nicht umgekehrt umsteigen!

E2E

Australien, eins der Länder mit dem größten CO2-Ausstoß pro Kopf will die Glühlampe verbieten und erwartet durch den Einsatz von Energiesparlampen eine jährlich CO2-Einsparung von 800.000 Tonnen.  (Siehe Tagesschau vom 30.7.2008). Bei einem jährlichen Ausstoß von 603 Millionen Tonnen ist das eine Einsparung von 0,13 Prozent!

Dies wird als energiepolitischer Fortschritt gesehen - meines Erachtens keine so bemerkenswerte Einsparung - die Schweiz hat sich angeschlossen und auch ein EU-weites Verbot ab 2010 wird diskutiert. (Ich wüsste gerne, wieviel CO2 verbraucht wird durch all die Flüge zu den dafür nötigen Abstimmungsrunden). Focus entkräftet alle Argumente gegen Energiesparlampen und bei Zitaten wie “Im Vergleich zu Glühlampen, die ihre Wärme im wesentlichen in Wärme umsetzen, 95:5%, geht bei Energiesparlampen viel mehr Energie in Licht und weniger in Wärme, nämlich 20%. Sie werden es merken, wenn sie sie anfassen, sie sind nicht warm.” (gefunden im Deutschlandfunk ) scheint es auch die logische Antwort zu sein.

Die einfachen, ach so logischen Antworten reizen mich oft zum Nachdenken - denn ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Realität oft vielschichtig und kompliziert wird. Die einfachen Antworten erscheinen nicht mehr so einfach, wenn man mehrere Dimensionen betrachtet.

So könnte man überlegen, wann man in unseren Breitengraden am meisten Licht benötigt. Bestimmt nicht in der Sommerzeit, sondern in den langen (kalten) Winternächten. Hier geht dann 95% der eingesetzen Energie verloren! Verloren? Sie wird in Wärme umgesetzt, was aber doch in den kalten Winternächten gar nicht so schlecht ist. Da unsere Heizungen mit Thermostatreglern ausgestattet sind, muß damit die Heizung weniger arbeiten. Somit ist die Netto-Energieeinsparung wohl geringer, sobald man nicht mehr nur die eine Dimension “Licht” betrachtet. Wenn man nun noch berücksichtigt, dass Energiesparlampen aufwändiger in der Produktion sind und wegen giftiger Inhaltsstoffe als Sondermüll entsorgt werden müssen, frage ich mich, ob man wirklich mit neuen Gesetzen und Verordnungen gegen Glühbirnen vorgehen sollte.  Oder ist das nur ein Feigenblatt für die Politik, weil es ja auf den ersten Blick so verlockend logisch klingt?

Durch Zufall bin ich in dem Zusammenhang auf das Märchen vom CO2-freien Atomstrom gestoßen. Ohne zu wissen, ob die Aussagen dort wahr sind, mahnt mich auch das wieder daran, die einfachen Antworten zu hinterfragen.

E2E

RMD’s Frage wer denn Office wirklich braucht , hätte ich gerne spontan mit “Niemand” beantwortet, hielt dann kurz inne und fing an zu überlegen, warum ich dann täglich mit Office arbeite.  (Es ist generell empfehlenswert, zu überlegen, bevor man etwas sagen will  ;-))

Die Antwort darauf ist relativ einfach: weil all meine Kunden und die meisten Leute, mit denen ich interagiere Office benutzen. Ein Henne-Ei-Problem: Ich (und vielleicht viele andere auch) benutzen ein Produkt, das meines Erachtens seinen Fokus schon längst wegbewegt hat vom Kundennutzen zum Nutzen für Microsoft, weil alle anderen es benutzen.

Und hier muß man wohl ansetzen: Die meisten Privatanwender, die nur selten “Anwendungen” austauschen,  Word statt einer Schreibmaschine benutzen,  Excel benutzen, weil man damit so schöne Tabellen machen kann (und ich habe auch schon im geschäftlichen Umfeld gesehen, dass Zahlen in einer Spalte mit dem Taschenrechner aufaddiert wurden und die Summe eingetippt wurde) und eine Access-Datenbank erstellen, um ihre CDs zu katalogisieren (die moderne Beschäftigungstherapie als Alternative zum Briefmarkensammeln?), brauchen kein Office - und ganz bestimmt nicht eine aktuelle Version. Schon auf einem Commodore 64 gab es Textverarbeitung, die alles konnte, was 99% der Word-user benutzen - ohne viele MBs an Hauptspeicher zu verschlingen. Für diese Benutzer gibt es eine Fülle an besseren (und billigeren) Tools.

Auch die Ingenieure und Wissenschaftler wissen, welches Tool für sie den besten Nutzen bringt - sobald sie aber Dateien austauschen wollen, hat es enormen Vorteil, sich “einig zu sein” über das Tool.

Dasselbe trifft innerhalb eines großen Unternehmens zu: wenn jede Sekretärin ihr “Lieblings-Textverarbeitungs-Programm” benutzt, dann entsteht enormer Reibungsverlust.

Was ich aber gar nicht nachvollziehen kann: warum brauchen wir alle 2 Jahre eine neue Office-Version (die soviel Resourcen frisst, dass man nur dafür neue Hardware und neue Betriebssysteme braucht, die zu horrenden Kosten auf alle Arbeitsplätze in einem Unternehmen ausgerollt werden müssen). Ein gigantisches Konjunkturprogramm für Microsoft und die Hardware-Industrie? Die Open-Source-Produkte machen existierenden Office-Benutzern den Umstieg leider so schwer, dass die nötige kritische Masse neben Microsoft nur schwer entstehen kann.

Ich gehöre sicher zu den “Power-Nutzern” der Office-Produkte, aber seit Office 2000 (eigentlich auch da schon nicht richtig) gab es keinen wirklichen Fortschritt mehr und die neuen Features sind nicht wirklich nützlich. Ich schätze, dass 99% der Word-User maximal mehrseitige Briefe auf Word schreiben (und keine Ahnung davon haben, dass Fußnoten, automatische Inhaltsverzeichnisse, Serienbriefe,  Stichwortverzeichnisse und vieles mehr unterstützt wird.) und dass viel Excel-Benutzer die Zellen nur benutzen, weil sie nicht wissen, dass man auch in Word Tabellen erstellen kann. Niemand, der in Excel Modelle erzeugt, würde auch nur einen cent für die neu eingebaute Rechtschreibhilfe bezahlen (sich aber freuen würden, wenn stattdessen einige Fehler behoben würden). Und wenn man liest, dass Excel 2007 bis zu 1 Million Zeilen und 16000 Spalten unterstützt, weiß man, das nur noch mehr Leute das falsche Tool benutzen werden.  Ich hatte einen Kunden, der eine 820-MB-Excel-Datei gebaut hat, die nur noch Probleme machte. Durch intelligentes Redesign (und etwas Erfahrung) konnten wir das auf 6MB bei gleicher Funktionalität reduzieren (die Rechenzeit von 25 Minuten auf Sekunden-Bruchteilen). In solchen Fällen nur das Kaliber der Waffe zu erhöhen, kann nicht die Lösung sein.

Deshalb: wenn Unternehmen statt Millionen in neue Software und Hardware lieber in Ausbildung ihrer Mitarbeiter investieren würden, dann könnten diese auch mit “veralteter” Software all ihre Probleme lösen.

E2E

Der “Konzepte” - Beitrag bringt mich zu einer Frage, die ich schon lange in mir trage: Warum glaubt eigentlich die Software-Industrie, ohne Prototypen auszukommen? Ein neues Automodell wird erst einmal aus Plastilin modelliert, später werden Millionen-teuere Prototypen von Hand gefertigt, bevor man in Serienfertigung geht. Bei Airbus habe ich Holzmodelle von Rumpfteilen gesehen - die Software-Industrie erstellt Grobkonzepte, Feinkonzepte, Datenmodelle, Spezifikationen und dann wird oft über Monate anhand eines dicken Pflichtenhefts programmiert (und ja, das kann man gut outsourcen - auch nach Indien) - mich wundert nicht, dass dabei oft etwas herauskommt, was nicht praktikabel ist.

Man muß ja nicht soweit gehen wie im Beitrag von FSC, statt eines Konzeptes einen völligen Fehlversuch zuzulassen (obwohl ich diese Idee absolut sinnvoll und verführerisch finde) - aber man könnte doch auf ganz anderen Plattformen (z.B. Excel oder Access), auf der man wesentlich schneller und kostengünstiger programmieren kann einen Prototypen bauen, bei dem natürlich wesentliche Funktionalitäten (Multiuser-Fähigkeit, Security, Massendaten-Verarbeitung, Geschwindigkeit, ….) fehlen - das Holzmodell von Airbus fliegt auch nicht. Man könnte aber Algorithmen, User-Interfaces, Workflows, Berichte, etc. testen und verfeinern und bräuchte weniger Bedenken haben, etwas falsch zu machen oder völlig neu zu designen. Enduser können sich doch oft an Hand eines Pflichtenheftes überhaupt nicht vorstellen, wie sich das fertige Produkt “anfühlt”.

Der Prototyp kann dann direkt als “lebendes Pflichtenheft” dienen - zu mehr aber nicht. Das ist oft der wichtigste Kritikpunkt, den ich höre: “Das muß man doch nachher wegwerfen - man hat gar nichts von den Kosten dafür!” Wenn ich aber Dank eines 30.000-Euro-Wegwerfprototypen bei einem 700.000-Euro Software-Projekt um nur 10% besser werde, hat sich das auch wirtschaftlich gerechnet!

E2E

Da ich aus „Liebe zur Mathematik“ dieses Fach studiert habe (und heute noch ganz erstaunt bin, dass man trotzdem „etwas“ werden kann), spricht mich dieses Thema (siehe Post von Herrn Lorbeer) besonders an.

Hier der erste Beitrag von Dr. Edwin Ederle, der sich vor allem mit der Lösung datengetriebener Management-Probleme beschäftigt.

Herzlich Willkommen bei IF-Blog, lieber Edwin!

Vielleicht beginne ich mit der Schilderung eines kleinen Beispiels, das ich so ähnlich schon sehr oft erlebt habe:

Anfang Februar bat mich jemand aus einer Strategieabteilung einer deutschen Großbank um Rat. Dort müssen pro Quartal von ca. 35 Einheiten relativ viele Daten eingesammelt werden (die dort aus verschiedensten Systemen gezogen werden, z.T. aber auch manuell erfasst werden müssen). Diese Daten müssen analysiert, aggregiert und dann vorstandsgerecht aufbereitet werden. Aus verschiedensten Gründen entstand ein 40-MByte-Excel-Monster, das die Einheiten ausfüllen, und das dann manuell per copy und paste aggregiert und verarbeitet wird. Dies kostet jedes Quartal 2-3 Wochen, ist fehleranfällig und fragil (Excel stürzt häufig ab, braucht über 10 Minuten für recalculate) - nötige Erweiterungen oder ein Vorhalten der Historie ist unmöglich. Also eine “schmerzhafte”, unerfreuliche Situation, die dringend nach einer Lösung (idealerweise schon bis Ende März) verlangt.

Ich machte den Vorschlag, den ich immer in solchen Situationen mache: Erstellung eines schlanken, professionellen Excel-Erfassungs-Tools und eines Access-Aggregations-Tools, in das man die Erfassungssheets importieren kann und vordefinierte Analysen erhält. Dieses Tool kann man in 4 Wochen für ca. 30 T€ lauffähig haben und addressiert genau den Bedarf - jeder schien zufrieden!

Nun kommt der Haken: Software-Lösungen dürfen nur von der IT beauftragt werden und müssen von der IT genehmigt werden. Mein Vorschlag stieß auf wenig Gegenliebe:

• Excel und Access sind keine professionellen Werkzeuge und werden von der IT nicht unterstützt.
• Excel- und Access-Tools können nicht gemäß den internen IT-Vorschriften dokumentiert werden und sind damit nicht weiterentwickelbar bzw. wartbar.
• Man kann nicht garantieren, dass die Tools in zukünftigen Office-Versionen laufen.
• Man muß eine professionelle Lösung aus Oracle-DB + Java erstellen.

Somit hatte man etwas zum Nachdenken und vor ein paar Tagen (Ende Mai) lag das Angebot der IT für die professionelle Lösung vor: 300 T€ - nur 10 mal soviel aber dummerweise nicht im Budget der Strategieabteilung.

Es bleiben nur 2 Alternativen: Entweder, man zwingt über den Vorstand die IT-Abteilung, das pragmatische Tool doch zu genehmigen oder weiterzumachen mit der drittbesten Lösung wie bisher (zeitfressend, auch nicht dokumentiert, fehleranfällig und nicht erweiterbar). Vor Quartal 3 gibt es aber keine Lösung!

Um jetzt auf mein Thema zu kommen: Was geht in den Köpfen dieser IT-Leute vor? Ich sehe viele Gründe, warum Oracle “besser” als Access ist - doch ist die Aufgabe der IT nicht, anderen Abteilungen zu helfen??? Es gibt ein klares drängendes Problem und die Antwort ist nur, wie es nicht geht (entweder, weil es nicht zu den IT-Richtlinien passt oder weil es zu teuer für das Problem ist). Das Problem bleibt ungelöst und man muß mit einer sehr viel unprofessionelleren Lösung weiterleben - der Frust auf allen Seiten ist groß.

Es macht den Anschein, als zielte das Selbstverständnis der IT mehr darauf eine technisch elegante, perfekte state-of-the-art Lösung zu erstellen (die allen von der IT (!) vorgegebenen Richtlinien genügt) als einfach nur ein real existierendes Problem der Nutzer zu lösen!

Ist das nicht ein Grund, warum IT-Abteilungen in der Regel nicht geschätzt sind?

E2E

Anmerkung vom Moderator (Roland M. Dürre):

Dr. Edwin Ederle wird in Zukunft des öfteren für IF-Blog schreiben. Seine Artikel dürften vor allem für Manager und Organisatoren hoch interessant sein.