Manchmal sind die Erkenntnisse des Alltags so schlicht, dass ich es selbst kaum glauben kann. Ein großer Teil der Arbeit in Projekten, besonders in Organisationsprojekten, verläuft in Besprechungen. Manch einer bringt es auf mehrere Besprechungen pro Tag.

Projekte kennen häufig auch regelmäßige Besprechungen in Form eines jour fixe. Vier oder fünf Personen kommen zusammen, verbringen ein oder zwei Stunden zusammen – macht zusammen als Arbeitszeit schnell einen halben oder ganzen Arbeitstag.

Dagegen ist auch gar nichts einzuwenden, gäbe es da nicht das Problem mit der Erinnerung. Im Normalfall kann sich am nächsten Tag kaum noch jemand erinnern, was genau besprochen wurde, welche Ergebnisse erzielt wurden und warum. Jeder hat seine Erinnerung, seine Bruchstücke der Veranstaltung, mit ziemlicher Sicherheit auch mit widersprüchlichen Erinnerungen, vergleichen wir sie mit denen der anderen Teilnehmer.

Resultat: Abgesehen von der gemeinsam verbrachten Zeit und der Kontaktpflege ist nicht viel geblieben. Kontaktpflege ist schon viel, aber oft eben zu wenig.

Somit sind wir also bei der Aufgabe, Ergebnisse festzuhalten, vielfach gelöst durch Mitschriften, Protokoll in Textform, eine mühselige Angelegenheit, unbeliebt, fast schon eine Strafe. Jeder macht sich vorher Notizen, die meisten notieren auch für sich mit, aber Protokoll – Nein Danke!

Warum könnte das so sein? Vermutung: Stichworte sind schnell geschrieben, Ausformulieren ist jedoch mühsam und langwierig. Stichworte in einer Textmitschrift sind wohl auch irgendwie peinlich. Die Textform übt einen Zwang zum Ausformulieren aus. Deshalb, so meine Erfahrung aus dem letzten Monat, ist das folgende Bild in den meisten Fällen ein völlig ausreichende Lösung:

Beispiel einer Besprechungsnotiz

Vor der Besprechung einige Minuten hingesetzt, die rechte Seite mit Ideen und vorhandenen Infos gefüllt. Das reicht und hilft dabei, die meisten Sitzungen zu strukturieren.

Und danach: Die linke Seite füllen, mit Stichpunkten, und als Notiz versenden. Fertig! Weil das auch technisch so einfach ist, kenne ich einige Kollegen, die sich während der Besprechung bereits ihre Notizen in ihr Notebook schreiben.
Visuelle Darstellungen mit oben verwendeter MindMap-Methode sind gerade in weniger formellen Situationen viel leichter erfassbar, einfach unkomplizierter. Und technische Unterstützung gibt es für jeden Geldbeutel: zum Beispiel MindManager (Bild oben, kostet, verwende ich gern), FreeMind (kostenlos), xMind (kostenfreie oder Bezahlversion).

Jetzt wird jemand sagen, das ist doch billig! Ja, genau, das ist es! Im Projekt ganz billig vorangekommen!