Proof of Concept: Methoden für ein besseres Marktverständnis

Gerade mittelständische Unternehmen, die ihre IT effizienter gestalten wollen, stehen oft vor zwei Problemen: Sie wissen zum einen nicht genau, welche Anforderungen ihre Organisation überhaupt stellt und zum anderen, welche Optimierungsmöglichkeiten ihnen der Markt bietet. Methodische Bedarfsprüfungen, sogenannte “Proof of Concepts”, können hier Abhilfe schaffen.

Unternehmen jeder Branche und Größe eint, dass sie ihre IT möglichst effizient halten wollen. Egal, ob es um die Einführung einer Cloud-Infrastruktur, das Outsourcing spezifischer Leistungen und Prozesse, oder die Optimierung interner Abläufe geht: Es gilt stets der Anspruch, dabei das gesamte Angebot im Blick zu haben und diejenigen Leistungen und Services zu finden, die dem tatsächlichen Bedarf genügen – ohne Überdimensionierung und mit maximaler Flexibilität. Doch genau bei der Bedarfserhebung beginnen oft schon die Probleme:
Die große Kunst ist es nämlich zunächst, die eigenen Bedürfnisse überhaupt zu erfassen: Wo steht mein Unternehmen aktuell? Welche Prozesse und Mechanismen sind bereits im Einsatz?  Nur wenn ein Unternehmen über den aktuellen Status Quo Bescheid weiß, kann es etwaige Optimierungsmöglichkeiten abschätzen. Im Rahmen von methodischen “Proof of Concepts” erhalten gerade kleinere Organisationen mit weniger Erfahrung bei Transitions- oder Transformationsprojekten eine detaillierte Handreichung, um sich Schritt für Schritt den Möglichkeiten des Marktes anzunähern.

PROOF OF CONCEPT HEISST: DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLE

Ein Proof of Concept sieht im Rahmen von Sourcing-Projekten eine detaillierte Bedarfsanalyse vor, in dessen Rahmen die spezifischen Voraussetzungen abgefragt werden. Paul Schuster, Vorstand der InterFace AG empfiehlt dabei ein möglichst strukturiertes Vorgehen: “Am Anfang sollte immer ein allgemeiner Workshop stehen, um die Marktmöglichkeiten und Voraussetzungen für ein alternatives Sourcing zu besprechen und dies vor allem der Geschäftsführung oder einer Fachabteilung bewusst zu machen.”

Schuster nennt dabei gleich ein konkretes Beispiel: “Am Anfang steht immer ein konkreter Wunsch des Kunden. Will dieser zum Beispiel eine Cloud-Lösung einführen, geht es im Rahmen eines solchen Assessments darum zu klären, welche Prozesse bereits im Unternehmen laufen und welche davon überhaupt mit einem bereits existierenden Cloud-Service abgedeckt werden können. Nachdem diese Punkte geklärt sind, folgt die Testphase, in der wir die in frage kommenden Provider auf Herz und Nieren überprüfen. Erst wenn wir wissen, dass sie diesen konkreten Anforderungen wirklich gerecht werden, sprechen wir als Berater eine Handlungsempfehlung aus.”

Folgende Fragen sind laut Schuster typisch in solch einer ersten Phase der Bedarfserhebung:

Stehen Sicherheitsaspekte im Vordergrund? Ist der Datenschutz in einer Branche besonders hohen Anforderungen unterworfen? Ist das Ziel eine bessere Performance, oder soll doch die Usability möglichst einfach sein? Geht es  darum, eine gesamte Architektur neu aufzusetzen, oder nur um eine effizientere Gestaltung der Schnittstellen?

Die Antworten auf diese – und viele weitere – Fragen fallen in jedem Unternehmen höchst unterschiedlich aus. Wichtig ist dabei aber besonders, dass sie überhaupt gestellt werden. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen mit natürlich gewachsener Arbeitsumgebung haben oft das Problem, dass das nötige methodische Wissen fehlt, um ihre IT in Gänze zu erfassen und daraus konkrete Maßnahmen abzuleiten. Ein Proof of Concept, durchgeführt von erfahrenen Beratern, kann hier Abhilfe schaffen. Ein externer Blick gepaart mit einem konkreten Vorgehen befähigt so ein Unternehmen zur Selbstreflexion und hilft, den tatsächlichen Bedarf zu erkennen und ihn mit den Möglichkeiten, die der Markt bietet, zusammenzubringen. “Das Proof of Concept reicht weit über die tatsächliche Handlungsempfehlung hinaus”, bemerkt Schuster. “Nach der Durchführung verfügt ein Unternehmen vielmehr über zusätzliche Erfahrung und kann auch im Rahmen anderer Projekte wieder auf dieses Methodenset zurückgreifen.”

Zusammengefasst orientiert sich ein “Proof of Concept” vor allem an den folgenden fünf Kernfragen:

• Wo steht das Unternehmen heute und wie laufen die Prozesse im Einzelnen ab?
• Was kann wie und wo optimiert werden?
• Welche Leistungen müssen mit welchen technischen Voraussetzungen erfüllt werden?
• Welche Dienstleister kommen in Frage?
• Inwieweit stellen Performance, Integration und Sicherheit relevante Faktoren dar?