Modern Workplace: Modernisierung sollte kein Selbstzweck sein

Redaktion InterFace AG Governance

Modern Workplace: Modernisierung sollte kein­ Selbstzweck sein

Die Digitalisierung am Arbeitsplatz wird häufig per Dekret verordnet. Doch nur wenn Mitarbeiter merken, dass ein Modern Workplace wirklich zu spürbaren Erleichterungen beim Erledigen täglicher Aufgaben, einer besseren Zusammenarbeit, sowohl intern als auch extern – und unterm Strich messbaren Produktivitätssteigerungen führt – dann haben die neu implementierten Prozesse eine Chance, auch langfristig im Unternehmen Fuß zu fassen. Ausschlaggebend dabei ist die frühzeitige Einbeziehung der Fachabteilungen, um Anforderungen genauer einschätzen und individuelle Lösungen entwickeln zu können.

Zuallererst sei gesagt: Es gibt ihn nicht, den „einen” Modern Workplace. Für viele Unternehmen beginnt dieser schon bei der Nutzung eines Smartphones: Mobile Endgeräte lassen den Arbeitsplatz von heute immer mehr zu einem flexiblen Konstrukt werden, in dem die Mitarbeiter ihre Arbeit zeitlich und örtlich unabhängiger erledigen können.

Vor allem die flächendeckende Erschließung der Cloud-Technologie hat in den vergangenen Jahren Software-Lösungen entstehen lassen, die das Potenzial haben, die Art zu Arbeiten massiv zu verändern. Anwendungen wie „Office 365”, das die Funktionen von Microsoft Office in der Cloud verfügbar macht, katapultieren den physischen Arbeitsplatz immer mehr in den virtuellen Raum – und geben Anstöße, unser Konzept von Arbeit grundlegend zu überdenken. Software bringt Organisationen, Fachabteilungen, aber auch Dienstleister und Kunden näher zusammen – und macht den Business User gleichzeitig unabhängiger von Arbeitszeit und -Ort und -Device.

Die Effekte der Digitalisierung sind auch ganz konkret spürbar: man denke nur an die Architektur des Büros: Flexible Arbeitsplätze, Rückzugszonen oder Kreativräume, in denen die Angestellten der Hektik des Großraumbüros entfliehen können, ersetzen das klassische Büro als 9-to-5-Betrieb, in dem jeder zuverlässig an seinem angestammten Arbeitsplatz sitzt und das Pfeifen der Pausenuhr abwartet.

Besonders greifbar wird dies beim Thema „Bring-Your-Own-Device” (BYOD). Durch die Integration privater Endgeräte in das Firmennetzwerk bewegen sich Mitarbeiter selbstverständlicher und intuitiver durch einen digitalen Workspace, der mit einer intuitiven Benutzeroberfläche aufwartet, die sich an den privaten Surfgewohnheiten der Arbeitnehmer orientiert.

Oder die Mitarbeiter arbeiten gleich von zu Hause aus, mieten sich in öffentlichen Coworking Spaces ein oder arbeiten zu ungewohnten Zeiten – zum Beispiel während sie im Nachtzug von A nach B pendeln.

Durch die Integration privater Endgeräte (BYOD) bewegen sich Mitarbeiter intuitiver, auch weil sich das „Arbeiten” dann mehr an ihren privaten Surfgewohnheiten orientiert. Quelle: shutterstock.com

Es gibt nicht den „einen” Modern Workplace

All diese Beispiele zeigen, dass ein moderner Arbeitsplatz nicht nur auf einer Softwareebene gedacht werden sollte. Obwohl immer mehr Daten in die Cloud verlagert und die meisten Business-Anwendungen (SaaS) genau dort betrieben werden, bedeutet das nicht, dass die „Hardware” keine Rolle mehr spielen würde. Allein schon die Frage, ob und wenn ja, welche Daten weiterhin auf eigenen Servern bleiben sollen, in angemietete Rechenzentren wandern, oder in die Cloud gehören – Stichwort: „Cloud-Only” – ist keineswegs trivial.

Kommunikation, Zusammenarbeit und Verwaltung sind heute zu einem großen Teil Software-Themen. Die Erfahrung, die Mitarbeiter in ihrem Privatleben mit der Digitalisierung machen, will auch am Arbeitsplatz angemessen berücksichtigt werden.

Doch bereits hier enden viele Gemeinsamkeiten: Eine Organisation bündelt schließlich immer verschiedene Erfahrungshintergründe, Kompetenzstufen und -felder und damit verschiedene Ansprüche an den eigenen Arbeitsplatz. Ein Unternehmen bedeutet fast immer: Heterogenität, er besteht also aus verschiedenen Menschen, die unterschiedliche Ansprüche haben und andere Aufgaben erledigen – und genau diese „Vielfalt” muss auch angemessen innerhalb der eigenen Softwarearchitektur reflektiert sein.

Wie also sieht der moderne Arbeitsplatz aus? Den einen Modern Workplace gibt es jedenfalls nicht. Vielmehr muss man verstehen, dass neue Software-Lösungen nicht zum Selbstzweck gekauft werden, sondern internen Prozessen dienen sollen und damit den Mitarbeitern. Genauer gesagt: Der Modern Workplace, der einen nachhaltig zukunftsfähigen, individuellen Arbeitsplatz mit State-of-the-Art-Technologien beschreibt, will alle Prozesse sowie die tägliche Arbeit des Einzelnen, effizienter und bequemer gestalten, aber vor allem auch die starre Bindung an Ort, Zeit oder Devices aufbrechen. Letztendlich erfasst ein Modern Workplace immer die Anforderungen der einzelnen Arbeitsplatzprofile der Fachabteilungen oder interdisziplinär agierenden Teams und baut dann aus dem am Markt existierenden Technologien seinen Modern Workplace zusammen.

Wie viele Modern Workplaces brauchen Sie?

Viele Unternehmer würden auf die Frage, wie viele Arbeitsplätze sie haben, intuitiv die Anzahl ihrer Mitarbeiter nennen, doch das spielt in diesem Kontext nur eine untergeordnete  Rolle. Vielmehr stellt sich die Frage, wie viele Abteilungen eine Firma hat, oder besser gefragt: wie viele Einheiten/Teams kann man identifizieren, die im großen und ganzen denselben Stack an Tools und Services zur Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen, damit ihre Arbeitsfähigkeit optimiert und nachhaltig zukunftsfähig gestaltet wird?

Es liegt auf der Hand, dass die Buchhaltung einen völlig anderen „Modern Workplace” benötigt als die Softwareentwicklung oder der Vertrieb. Natürlich könnte man von Seiten des Managements überall die Maximallösung installieren. Doch diese „Modernisierung per Dekret” schadet manchmal sogar mehr als sie nützt. Warum das so ist, soll an dieser Stelle anhand der Einführung von Office 365 gezeigt werden.

Office 365 – Alle Tools die man braucht?

Warum gerade Office 365? Die meisten Mitarbeiter sind eher Pragmatiker und die gängigsten Business-Software-Applikationen – z.B. Word, Excel oder Powerpoint – sind dort schon enthalten. Die Arbeitnehmer kennen Office bereits und die Einstiegshürden sind gering. Der Vorteil: Es lassen sich viele verschiedene Anwendungen aus einem breiten „Stack” – bestehend aus Tools und Applikationen – hinzufügen.

 

 

Jetzt aber das große Aber: Nicht jede Einheit braucht alle Tools und Applikationen, die die Office Suite bietet. Im Grunde geht es also darum zu entscheiden, welche Funktionen für welche Anforderungen benötigt werden, diese dann auszuwählen und die Funktionen zu erlernen. Dann erst werden Prozesse entwickelt, die diese neuen Funktionen auch berücksichtigen – z. B. dass für die interne Kommunikation in Zukunft Microsoft Teams und nicht mehr die E-Mail genutzt wird.

So wären doch viele Mitarbeiter eher überfordert, wenn sie eine digitale Arbeitswelt betreten, in der sich mit über 50% der Anwendungen gar nichts anzufangen wissen.

Und da die einzelnen Office Pakete mit unterschiedlich teuren Lizenzen versehen sind, wären die Kosten auch nicht effizient investiert – ein Gedanke, der sich auch auf andere SaaS-Angebote übertragen lässt.

Change Management richtig gestalten

Die Einführung moderner Arbeitsplätze stellt immer einen Veränderungsprozess dar. Das heißt: Mitarbeiter müssen raus aus ihrer Komfortzone und den Umgang mit neuen Anwendungen und Systemen lernen. Je professioneller also das Change Management, desto schneller läuft eine Software produktiv. Ein Change Agent soll Ängste und Bedenken zerstreuen, denn nichts ist dem Mitarbeiter näher, als sein persönlicher Arbeitsplatz – Entscheider müssen das beherzigen, wenn ihre Entscheidungen auf Akzeptanz stoßen sollen.

Ein echter Spurwechsel, oder sog. Change-Prozesse im Unternehmen funktionieren nur unter einer Bedingung: Mitarbeiter müssen raus aus ihrer Komfortzone und den Umgang mit neuen Systemen lernen. Dazu braucht es entsprechende Schulungen. Quelle: shutterstock.com

Denn wenn Unternehmen ein gezieltes Change-Management vernachlässigen, kann es gut sein, dass die neuen Technologien nicht angenommen werden und sich Widerstand gegen die Verantwortlichen im Betrieb formiert.

Schlimmstenfalls befeuert dies eine Situation, in der viele verschiedene Systeme parallel eingesetzt werden. Die Folge? Eine Schatten-IT entsteht, die man  in einem Modern Workplace ja unbedingt vermeiden will.

Egal ob bei der Migration sämtlicher relevanter Unternehmensdaten in die Cloud, oder bei der Implementation neuer Systeme, am Anfang sollte immer die Frage stehen:

Wer hat welche Anforderungen und welche Ziele verfolge ich mit der Einführung moderner Arbeitswelten?

Im Anschluss lassen sich für alle Abteilungen eigene Nutzungspläne erstellen. Auf diese aufbauend lässt sich klären, welche Applikationen die Mitarbeiter in den jeweiligen Abteilungen wirklich benötigen. Im Anschluss folgt Schritt drei: Schulungen, in denen den Mitarbeitern die Funktionen und die Nutzung der neuen Applikationen erläutert wird. Ein echter Mehrwert ergibt sich dann, wenn die Vorteile der neuen Software spür- und erlebbar gemacht werden.

In solchen Schulungen werden neue Prozesse eingeübt, Ergebnisse evaluiert und den Mitarbeitern aufgezeigt, was durch den „moderneren” Arbeitsplatz verbessert werden konnte.

Auch wenn viele Entscheider diesen Mehraufwand scheuen mögen: Die Kosten, die im Vorhinein investiert werden, kommen im Nachhinein zu einem Faktor wieder heraus, der gar nicht hoch genug geschätzt werden kann. Warum? Die Antwort ist simpel: Mehr Effizienz bedeutet auch mehr Flexibilität und mehr Wettbewerbsfähigkeit. Und zufriedene Mitarbeiter, die Freude an der neuen Technik haben – das ist in Zahlen kaum zu beziffern.


Autor: Redaktion InterFace AG
Bildquelle: Shutterstock unter Bearbeitung durch InterFace AG
Veröffentlicht: 29. Oktober 2018

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